Waarom komt mijn e-mail in de spam terecht?

Komt uw e-mail bij ontvangers in de spammap terecht, dan kan dat meerdere oorzaken hebben. Meestal ligt dit niet aan één enkele instelling, maar aan een combinatie van DNS-records, verzendreputatie, inhoud van het bericht en de manier waarop de e-mail wordt verzonden.

Geen enkele hostingprovider kan garanderen dat e-mail altijd in de inbox terechtkomt. Ontvangende mailproviders zoals Microsoft, Google en internetproviders bepalen uiteindelijk zelf of een bericht in de inbox, spammap of quarantaine wordt geplaatst. Goede DNS-instellingen en een nette verzendwijze vergroten de kans op correcte aflevering aanzienlijk.

Snelle controle

Test eerst of u een e-mail kunt verzenden via webmail. Werkt verzenden via webmail wel, maar via Outlook, iPhone, Android of een websiteformulier niet, dan zit het probleem waarschijnlijk in de instellingen van het mailprogramma of de website. Komt mail die via webmail is verzonden ook in spam terecht, controleer dan vooral SPF, DKIM, DMARC en de inhoud van het bericht.

Belangrijkste oorzaken

• SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of is verkeerd ingesteld.
• De e-mail wordt verzonden vanaf een andere server dan toegestaan in SPF.
• De inhoud van het bericht lijkt op spam.
• Er worden te veel berichten tegelijk verzonden.
• De website of een WordPress-plugin verstuurt mail op een onbetrouwbare manier.
• De domeinnaam of het IP-adres heeft nog weinig reputatie opgebouwd.
• Een ontvanger heeft eerdere berichten als spam gemarkeerd.

Controleer eerst SPF, DKIM en DMARC

SPF, DKIM en DMARC helpen ontvangende mailservers om te controleren of een e-mail echt namens uw domeinnaam verzonden mag worden. Zonder deze instellingen is de kans groter dat berichten als spam worden gezien.

SPF

SPF geeft aan welke mailservers e-mail mogen verzenden namens uw domeinnaam. Als u e-mail verzendt via Lionserve, moet de gebruikte mailserver toegestaan zijn in het SPF-record.

DKIM

DKIM voegt een digitale handtekening toe aan uitgaande e-mail. Daarmee kan de ontvangende mailserver controleren of het bericht onderweg niet is aangepast.

DMARC

DMARC bepaalt wat ontvangende mailservers moeten doen als SPF of DKIM niet goed overeenkomt. Begin bij voorkeur met een veilige policy en verscherp deze pas wanneer u zeker weet dat alle mailstromen correct zijn ingericht.

Controleer hoe de e-mail wordt verzonden

Het maakt verschil of e-mail wordt verzonden via een mailprogramma, via webmail, via een websiteformulier of via een externe dienst zoals Microsoft 365, Google Workspace, Mailchimp of een boekhoudpakket.

Gebruikt u meerdere verzenddiensten, dan moeten deze allemaal correct zijn opgenomen in de DNS-instellingen van uw domeinnaam.

Een veelvoorkomend voorbeeld is een websiteformulier dat mail verstuurt namens info@uwdomein.nl, terwijl de website niet via de juiste SMTP-server verzendt. In dat geval kan de ontvangende mailserver het bericht wantrouwen.

Let op met WordPress formulieren

Contactformulieren in WordPress veroorzaken regelmatig afleverproblemen. Dit gebeurt vooral als een formulier e-mail verzendt met een afzenderadres dat niet bij de website hoort, of als PHP-mail wordt gebruikt zonder SMTP-authenticatie.

Gebruik bij voorkeur een SMTP-plugin en verzend mail via een bestaand e-mailaccount van uw domeinnaam.

Laat een formulier bij voorkeur verzenden vanaf een bestaand e-mailadres op hetzelfde domein, bijvoorbeeld website@uwdomein.nl. Gebruik het e-mailadres van de bezoeker niet als afzender, maar plaats dat adres in het reply-to veld.

Inhoud van het bericht

Ook de inhoud van een e-mail heeft invloed. Berichten met veel links, grote bijlagen, misleidende onderwerpregels of commerciële termen kunnen sneller als spam worden gezien.

Nieuwe domeinnaam of weinig mailhistorie

Een nieuwe domeinnaam heeft vaak nog weinig verzendreputatie. Bouw het verzendvolume rustig op en stuur geen grote aantallen berichten direct vanaf een nieuw domein.

Wat kunt u zelf controleren?

• Controleer of SPF, DKIM en DMARC aanwezig zijn.
• Controleer of u verzendt via de juiste SMTP-server.
• Test of webmail normaal werkt.
• Controleer of WordPress via SMTP verzendt.
• Stuur een testbericht naar meerdere ontvangers.
• Vraag de ontvanger of uw adres eerder als spam is gemarkeerd.
• Controleer of het afzenderadres hoort bij uw eigen domeinnaam.
• Controleer of u geen grote aantallen berichten tegelijk verstuurt.
• Controleer of het bericht geen verdachte links of grote bijlagen bevat.

Wanneer contact opnemen?

Neem contact op met Lionserve als u vermoedt dat de DNS-instellingen of mailserverconfiguratie niet goed staan. Vermeld daarbij:

• Het e-mailadres waarmee u verzendt.
• Een voorbeeld van een bericht dat in spam terechtkomt.
• Of u verzendt via Outlook, webmail, WordPress of een externe dienst.
• Bij welke ontvanger of mailprovider het probleem speelt.
• Eventuele foutmeldingen of bounceberichten.
• Of het probleem bij alle ontvangers speelt of alleen bij bijvoorbeeld Gmail, Outlook/Hotmail of één specifieke organisatie.